De voordelen en uitdagingen van een ingebed family office

Veel succesvolle familiebedrijven hebben een vorm van family office ingebed in hun bedrijf. Dat kan beginnen met de CFO die familieleden helpt met hun belastingen, of iemand die de boekhouding regelt voor het bijberoep van broer of zus, of misschien iemand die een neef of tante adviseert met de aankoop van een huis of auto.

In de loop van de tijd wordt die sporadische hulp soms uitgebreid tot twee, drie of meer werknemers die (louter) de externe behoeften van de eigenaren ondersteunen, zoals professionele ondersteuning op juridisch gebied of op vlak van IT. Veel families zien een dergelijke constructie zelf dan weer niet als een family office. Hun bedrijf is hun family office.

Valkuilen van een ingebedde persoonlijke service

Alles op die manier onder één paraplu doen, is niet per se een slechte zaak. Een family office ingebed in het bedrijf kan de meest kosteneffectieve manier zijn om risico's te beperken en tegelijkertijd het vermogen van de familie en ondernemerschap buiten het familiebedrijf te ondersteunen. Vaak is het zelfs de wens van een aantal medewerkers om steun te verlenen aan familieleden - ze doen het graag omdat ze zich persoonlijk betrokken en geapprecieerd voelen. Er zijn echter verschillende uitdagingen voor zo’n ingebed kantoor.

De meeste van de volgende uitdagingen komen voort uit het moeten verdelen van tijd tussen de zaak en de familie - een evenwichtsoefening die nu eenmaal eigen is aan het gegeven van het familiebedrijf.

• Afleiding. Medewerkers moeten gericht zijn op het laten groeien van het bedrijf en het bedienen van klanten. Het ondersteunen van de persoonlijke aangelegenheden en activa van familieleden of het omgaan met hun afzonderlijke behoeften kan het personeel van het bedrijf afleiden van hun primaire rol, namelijk hun professionele overeenkomst met het bedrijf.
• Privacy. Wanneer zakelijke medewerkers de familie ook privé steunen, zijn ze misschien niet zo ijverig in het beschermen van de privacy van de familie als toegewijde family office-medewerkers. Mogelijk zijn ze minder discreet wanneer de voorzitter van het bedrijf vraagt ​​naar de persoonlijke financiën van haar broer, of ze komen wel eens in de verleiding om collega's te vertellen over de nieuwe sportwagen die zoon of dochter heeft aangekocht. Alles vloeit in elkaar en de grenzen tussen wat privé is per individu, wat familiaal is en wat zakelijk is, worden vaag.
• Eerlijkheid. Is het eerlijk dat leden die in het familiebedrijf werken meer gebruik kunnen maken van zakelijk personeel voor persoonlijke behoeften dan familieleden die niet in het bedrijf werken? In sommige situaties hebben zelfs grote aandeelhouders niet de mogelijkheid om te profiteren van zakelijke medewerkers, terwijl minderheidsaandeelhouders die in het bedrijf werken, dagelijkse “hun” medewerkers kunnen inzetten.
• Risicobeperking. Een family office moet het risico voor de familie verkleinen of beperken, bijvoorbeeld door advies en ondersteuning te bieden wanneer familieleden grote overnames doen, om ervoor te zorgen dat ze een adequate eigendoms- en ongevallenverzekering hebben of om technologie en cyberbeveiliging te bieden. Als familieleden buiten het bedrijf zich niet prettig voelen bij het inzetten van zakelijke staf, wordt dit risico niet beperkt zoals bedoeld.
• Strategie en visie. Zakelijke medewerkers van het bedrijf beschouwen (taken van) het family office mogelijk niet als hun fulltime baan. Ze nemen het “erbij”. Het is onwaarschijnlijk dat zo iemand strategische planning verzorgt en proactief bezig is met risicobeheer. Iemand in de boekhouding kan bijvoorbeeld het salaris voor huishoudelijk personeel verstrekken, maar voert iemand in de organisatie een back ground check uit op die personeelsleden?
• Controle. Een ingebed kantoor kan in een 'niemandsland' vallen, waar iedereen aanneemt dat iemand anders goed toezicht en controle biedt. Zo glippen er wel eens zaken door de mazen van het net… Wie checkt bijvoorbeeld de zakelijke creditcards van de familieleden: de boekhouding, de family officer of de eigenaar van de kaart zelf? Of niemand.
• Kosten en waarde. Wanneer het family office is ingebed en ondergebracht wordt in de bedrijfsfinanciën, weet niemand hoeveel die dienst werkelijk kost. Van zodra men de verschillende elementen zou identificeren (als dat überhaupt al mogelijk is) en er concrete kosten aan toewijzen, zijn eigenaren vaak geschokt over hoeveel ze uitgeven aan dienstverlening voor de familie. Familieleden waarderen de diensten die ze ontvangen misschien ook niet echt als ze niet weten hoeveel ze echt kosten en hoeveel tijd verschillende medewerkers in die diensten steken. En de aandeelhouders buiten het bedrijf die geen gebruik kunnen of willen maken van het family office zouden ook wel kunnen schrikken als ze die cijfers te zien kregen…

Een hybride tussenoplossing

Ingebedde family offices kunnen vele vormen aannemen. Sommige kantoren zijn volledig ingebed in de rechtspersoon, maar zijn eigenlijk een aparte afdeling of groep die volledig is toegewijd aan de ondersteuning van de familie. Zo'n afdeling kan in principe functioneren alsof het een volledig afgescheiden family office is.

Bij zo’n hybride versie is een klein aantal medewerkers volledig toegewijd aan de familie. Deze versie beperkt de omvang van het kantoor: ze biedt toegewijd personeel en maakt nog steeds gebruik van de mogelijkheden van het grotere familiebedrijf. Dit toegewijde team stelt de familie ook in staat om specifieke controles te doen, kosten te meten en zich te concentreren op de belangrijkste risico's voor de familie.

Of toch maar apart?

Sommige bedrijfsleiders ervaren (half) ingebedde family offices als een tijdelijke oplossing, die louter voorzien in een behoefte totdat het bedrijf groot genoeg is om een ​​afzonderlijke entiteit te ondersteunen. Dat is misschien waar, maar dat hoeft niet noodzakelijk zo te zijn. Veel families hebben al generaties lang geen extern family office in dienst en zien geen reden om dat te veranderen. Toch zijn er verschillende redenen waarom een ​​familie ervoor kan kiezen om het family office van het bedrijf te scheiden. Food for thought.

Hier volgen een paar concrete aanleidingen waarbij het bijvoorbeeld nuttig kan zijn om na te denken over een scheiding van goederen:

• De familie is van plan het bedrijf naar de beurs te brengen: Dergelijke families zullen zo snel mogelijk persoonlijke ondersteuning afzonderen, zodat adviseurs en analisten niet verward geraken door dubieuze of dubbele functies. Het is dan ook uiterst zeldzaam dat een overheidsbedrijf zelf een family office huisvest, hoewel er enkel zijn die erin slagen.
• De familie is van plan het bedrijf te verkopen: Hoewel binnen dergelijke transacties vaak bepaalde modaliteiten of overgangsperiodes worden voorzien, maakt de familie die oefening beter vooraf. Een van de redenen daarvoor is om ervoor te zorgen dat personeel dat de familie wil behouden als onderdeel van het nieuwe family office niet wordt opgenomen in de afspraken met de nieuwe eigenaren.
• De familie zoekt externe financiering voor het bedrijf: Afhankelijk van de bron en het bedrag van een dergelijke financiering, kan de familie misschien een ingebed family office behouden, maar het is waarschijnlijker dat, zelfs als de familie de controle behoudt, de nieuwe eigenaren er de voorkeur aan zullen geven om persoonlijke diensten te scheiden van het puur zakelijke.

Hoewel er geen uitsluitend onderzoek is naar het aantal (al dan niet ingebedde) family offices, zijn er wellicht meer ingebedde family offices dan afzonderlijke - meer dan de familiebedrijven er zelf zouden aanduiden. Door de doelen en behoeften van de familie en het bedrijf zorgvuldig te overwegen en in evenwicht te brengen, kunt u beslissen of een ingebouwd family office de behoeften van zowel onderneming als familieleden kan blijven ondersteunen.

Naar: ADVISERS FORUM, How to manage the challenges of an embedded family office, Charlie Carr, CFP®, leads PwC’s Family Enterprise Advisory Services practice