​Het UBO-register en de (i)vzw of stichting

Op 30 juli 2018 werd een Koninklijk Besluit uitgevaardigd ter implementatie van het UBO-register. Dit KB treedt op 31 oktober a.s. in werking, waardoor uiterlijk op 30 november 2018 alle geviseerde Belgische juridische constructies bepaalde informatie over hun uiteindelijk begunstigden moeten hebben doorgespeeld aan het centrale register. Deze bijdrage gaat dieper in op de implicaties van het UBO-register op (internationale) vzw’s en stichtingen en kadert in onze UBO-reeks.

1. Welke juridische constructies worden (in deze bijdrage) geviseerd?
   De informatie over de uiteindelijke begunstigden van (internationale) vzw’s (hierna (i)vzw’s) moet worden opgenomen in het UBO-register. Onder verenigingen zonder winstoogmerk worden zowel in België gevestigde vzw’s als vzw’s die in het buitenland zijn opgericht en die in België een centrum van werkzaamheden openen, begrepen. Verenigingen toegankelijk voor Belgen en vreemdelingen die hun zetel in België hebben en die een niet-winstgevend doel van internationaal nut nastreven, worden gedefinieerd als internationale vzw’s. Ook zij vallen onder de UBO-regelgeving. Verder worden ook openbare en private stichtingen geviseerd. Voormelde entiteiten moeten enerzijds gegevens over hun uiteindelijke begunstigden in het centraal register laten opnemen. Anderzijds dienen zij onder de vorm van cliëntenonderzoek ook te rapporteren aan het UBO-register over andere geviseerde juridische constructies. Europese politieke partijen en stichtingen, ook opgenomen in de Wet van 27 juni 1921, worden expliciet uitgesloten van het toepassingsgebied van de UBO-wetgeving.

2. Wie wordt beschouwd als een “uiteindelijke begunstigde”?
   De precieze omschrijving van een uiteindelijk begunstigde is afhankelijk van het type van juridische constructie waarin hij/zij een belang heeft. Bovendien maakt het Koninklijk besluit ook wat betreft de mee te delen informatie een onderscheid in functie van de betrokken entiteit. In deze bijdrage wordt de focus gelegd op (i)vzw’s en stichtingen.
   Als uiteindelijke begunstigden van een (i)vzw of stichting worden aangemerkt:
   • de leden van de raad van bestuur;
   • de personen die gemachtigd zijn de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen indien in de statuten in een dergelijke vertegenwoordiging werd voorzien;
   • de personen belast met het dagelijks bestuur (al dan niet leden van de raad van bestuur) indien de statuten hierin voorzien;
   • de stichters van een stichting;
   • de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (i)vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
   • elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent.

Categorieën 1 tot 4 lijken in eerste instantie duidelijk. Dit betreffen overigens reeds openbare gegevens, vermits de statuten en uittreksels van oprichtingsakten van (i)vzw’s en stichtingen thans reeds worden gepubliceerd. Toch merken wij op dat men in deze gevallen van de “leden” of “personen” spreekt, terwijl in categorieën 5 en 6 duidelijk op “natuurlijke personen” doelt. Voorafgaand aan de definiëring van een uiteindelijke begunstigde per categorie van juridische entiteiten voorziet de wetgever ook in volgende algemene definitie. Een "uiteindelijke begunstigde" is (zijn) “de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over de cliënt, de lasthebber van de cliënt of de begunstigde van levensverzekeringsovereenkomsten en/of de natuurlijke perso(o)n(en) voor wiens/wier rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan.” Hieruit blijkt duidelijk dat alleen natuurlijke personen uiteindelijke begunstigde van een (i)vzw of stichting kunnen zijn. Quid indien bijvoorbeeld de raad van bestuur bestaat uit een of meer rechtspersonen? Dienen in voorkomend geval enkel de natuurlijke personen-bestuurders te worden opgegeven, dan wel de permanente vertegenwoordiger of zaakvoerder van de betreffende rechtspersoon? Het verslag aan de Koning schept hierover geen duidelijkheid (zie ook hieronder).

Categorieën 5 en 6 zijn een stuk vager geformuleerd. De natuurlijke persoon in wiens belang de (i)vzw of stichting werd opgericht kan bijvoorbeeld een bij naam genoemde wilsonbekwame persoon zijn. Voorbeelden van (i)vzw’s en stichtingen waar men een categorie van begunstigden (en dus niet bij naam te individualiseren personen) kan vermelden als uiteindelijke begunstigde zijn onder meer de lokale voetbalclub en de Stichting tegen Kanker. Stichtingen die handelen als administratiekantoor hebben geen begiftigingsoogmerk. Vermits dergelijke stichtingen niemand begunstigen, moeten zij onzes inziens geen personen voor deze vijfde categorie opgeven. Bovendien zal de certificaathouder in het geval van een onderliggende vennootschap vaak reeds als indirecte houder van een economisch belang van meer dan 25% (en dus uiteindelijke begunstigde) worden vermeld. Onder de 6e categorie kunnen onder meer de natuurlijke personen die lid zijn van een raad van toezicht van een stichting ressorteren. Verder moet o.i. onder deze categorie ook de permanente vertegenwoordiger worden opgenomen van bijvoorbeeld een vennootschap die lid is van de raad van bestuur en/of stichter van een private stichting, op voorwaarde dat het “een andere persoon betreft” dan zij die reeds onder de voorgaande rubrieken werden opgenomen.

3. Welke gegevens worden opgenomen in het UBO-register?
   De (i)vzw’s en stichtingen delen aan het register de volgende informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden mee:
   1° naam;
   2° eerste voornaam;
   3° geboortedag;
   4° geboortemaand;
   5° geboortejaar;
   6° nationaliteit(en);
   7° land van verblijf;
   8° volledige verblijfsadres;
   9° de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de (i)vzw of stichting is geworden:
   10° rijksregisternummer;
   11° de categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort (lid raad van bestuur, vertegenwoordigingsbevoegde, dagelijks bestuurder, stichter, persoon / categorie van personen in wiens belang de entiteit werd opgericht, …);
   12° de één of meerdere categorieën van personen waartoe hij/zij behoort, afzonderlijk of samen met anderen.

De vraag rijst echter welke toevoeging 12° ten opzichte van 11° biedt. Het is begrijpelijk dat men wenst te weten in welke categorie de uiteindelijke begunstigde kan worden geplaatst, er is immers een groot scala aan categorieën waartoe men kan behoren. Of men hiertoe alleen dan wel samen met anderen behoort, is o.i. weinig relevant. Bovendien blijkt uit een letterlijke lezing van het KB niet dat dergelijke informatie moet worden meegedeeld: de vraagstelling is in dat geval volledig gelijk aan 11°. Bij vennootschappen werd een dergelijke bepaling eveneens opgenomen. Men kwalificeert als uiteindelijke begunstigde van een vennootschap indien men onder meer (rechtstreeks of onrechtstreeks) 25% of meer van de stemrechten of aandelen houdt of zeggenschap uitoefent over deze vennootschap via andere middelen. Het verslag aan de Koning verduidelijkt dat 12° (voor vennootschappen) tot doel heeft om te bepalen of de uiteindelijke begunstigde alleen of in coördinatie / tezamen met andere uiteindelijke begunstigden. Zo kan men slechts 10% van de aandelen van de vennootschap bezitten, maar samen met een andere aandeelhouder die 17% bezit een overeenkomst sluiten en zodoende toch de drempel van 25% bereiken. Dergelijke parallel is moeilijk te trekken naar (i)vzw’s of stichtingen. Men had o.i. daarom beter deze laatste bullet geschrapt.

4. Wanneer moeten de gegevens worden meegedeeld en hoe lang worden ze bewaard?
   De verplichting tot het verstrekken van bovenstaande informatie geldt steeds binnen één maand vanaf de inwerkingtreding (31 oktober 2018) en/of vanaf het ogenblik dat er een wijziging plaatsvindt. De FOD Financiën verleende inmiddels een algemeen uitstel, waarbij de gegevens uiterlijk 31 maart 2019 aan de bevoegde autoriteiten moeten worden meegedeeld. Wijzigingen die plaatsvonden na de inwerkingtreding maar voorafgaand aan de eerste overmaking van informatie over de uiteindelijke begunstigden, moeten niet worden doorgegeven. Enkel de toestand op het moment van verzenden van de gegevens moet in aanmerking worden genomen. Verder zal de historiek van de verschillende uiteindelijke begunstigden enkel voor de bevoegde autoriteiten en de uiteindelijke begunstigde in kwestie zichtbaar zijn.

Inbreuken op deze verplichting worden beteugeld met een administratieve boete van 250 tot 50.000 euro in hoofde van de (i)vzw of stichting. Daarnaast riskeren de bestuurders een strafrechtelijke boete van 50 tot 5.000 euro. Bovendien dient de aangeleverde informatie jaarlijks te worden bijgewerkt en wordt zij voor een periode van 10 jaar bewaard, te rekenen vanaf de dag van verlies van rechtspersoonlijkheid of van definitieve stopzetting van de activiteit(en).

5. Wie heeft er toegang en tot welke gegevens?
   Ook de toegang tot de informatie opgenomen in het UBO-register varieert zowel per type van juridische entiteit als per categorie van gemachtigde. In deze bijdrage wordt louter aandacht besteed aan de toegang tot de gegevens die betrekking hebben op informatie over uiteindelijke begunstigden van een (i)vzw of stichting.

i) Toegangsgerechtigden

De informatie opgenomen in het UBO-register is toegankelijk voor:
1° de “bevoegde autoriteiten” (lees: de overheid);
2° de meldingsplichtige entiteiten in het kader van het cliëntenonderzoek;
3° elke persoon of organisatie die een legitiem belang aantoont;
4° elke persoon die een schriftelijke aanvraag indient voor inzage van de UBO-gegevens van elke (i)vzw of stichting (of trust) die zeggenschap uitoefent over een vennootschap, (i) vzw of stichting.

De eerste twee categorieën, de bevoegde autoriteiten en de meldingsplichtige entiteiten, kunnen een aanvraag indienen tot toegang tot het register bij de Administratie van de Thesaurie. De aangeduide personeelsleden zullen dan toegang krijgen tot het register en dit met betrekking tot bepaalde uiteindelijke begunstigden zelf kunnen beheren.

Vervolgens heeft er nog een derde categorie van personen toegang. Zij die een legitiem belang kunnen aantonen zullen informatie over de uiteindelijke begunstigden van een (i)vzw of stichting kunnen vergaren. Dit betreft een opmerkelijk verschil ten aanzien de toegang tot de gegevens van vennootschappen, waar elke burger heeft de mogelijkheid het UBO-register te raadplegen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een schriftelijke aanvraag tot informatie omtrent de uiteindelijke begunstigden in te dienen, wanneer de (i)vzw of stichting zeggenschap uitoefent over een vennootschap, (i)vzw of stichting.

ii) Toegangswijze van categorieën 3 en 4

Deze brede toegankelijkheid van het register wordt op twee wijzen beperkt.
Allereerst hebben zij die een aanvraag indienen slechts toegang tot volgende informatie betreffende de uiteindelijke begunstigden van (i)vzw’s en stichtingen: (achter)naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit(en) en categorie(ën) waartoe de uiteindelijke begunstigde behoort (ev. afzonderlijk of samen met anderen). De volledige naam, het rijksregisternummer en het adres van de uiteindelijk begunstigden worden aldus niet prijsgegeven.

Ten tweede zijn er zoals reeds vermeld twee wijzen om informatie over de uiteindelijke begunstigden van een (i)vzw of stichting als burger (of organisatie) op te vragen. Ofwel moet men aantonen dat de betreffende entiteit zeggenschap uitoefent over een andere vennootschap, (i)vzw of stichting, ofwel moet men een legitiem belang kunnen voorleggen.

Voor beide methoden is het een vereiste dat men het KBO-nummer of de naam van de (i)vzw of stichting opgeeft, dan wel de naam, voornaam en geboortedatum van de uiteindelijke begunstigde kan doorgeven voor wie de aanvraag wordt ingediend. In principe zijn de gegevens van de rechtspersoon niet al te moeilijk te achterhalen, aangezien zij op heden reeds tal van publicatieverplichtingen hebben. Zelfs indien naam of KBO-nummer niet gekend zijn, is het mogelijk om op bijvoorbeeld adres te zoeken in de KBO-databank teneinde deze informatie alsnog te achterhalen. Bovendien kan er in het UBO-register ook op naam van de uiteindelijke begunstigde gezocht worden (indien men de volledige naam en geboortedatum kent). Dit is een wezenlijk verschil met de aanvraag voor informatie over de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen.
Om van de derde methode gebruik te maken moet daarenboven een legitiem belang worden aangetoond “dat verband houdt met de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende criminele activiteiten”. Enkel zij die zich actief bezighouden met de strijd tegen witwassen of de financiering van terrorisme kunnen bijgevolg het UBO-register op deze manier raadplegen. Bovendien kunnen de bevoegde autoriteiten elk bijkomend document opvragen teneinde het legitiem belang verder aan te tonen. Natuurlijke personen kunnen hieraan tegemoetkomen door aan te tonen dat zij activiteiten uitvoeren die verband houden met de strijd tegen witwassen, de financiering van terrorisme of verbonden onderliggende criminele activiteiten. Voor rechtspersonen zal deze toets gebeuren aan de hand van hun maatschappelijk doel. Het legitiem belang is dus beperkt tot bovenstaande contouren.

Op grond van de vierde methode kan eenieder middels schriftelijke aanvraag toegang krijgen tot de informatie over de uiteindelijke begunstigden van een (i)vzw of stichting (of trust) indien deze entiteit zeggenschap uitoefent over een vennootschap of een andere (i)vzw of stichting. Hiertoe is logischerwijs wel vereist dat bij de schriftelijke aanvraag bewijs van het beheersen van een dergelijke juridische entiteit wordt gevoegd.

Vanaf wanneer is er sprake van “zeggenschap hebben over” dan wel “het beheersen van” of “controleren van” een andere entiteit? Is hieraan op het vlak van (i)vzw’s en stichtingen voldaan wanneer de betreffende (i)vzw of stichting op haar beurt onder categorieën 1, 2, 3, (4), of 6 van uiteindelijke begunstigden valt (o.a. leden van raad van bestuur en dagelijkse bestuurders)? Wat indien stichting A oprichter is van stichting B, zonder hierin verdere inmenging of belangen te hebben? Welke vereisten gelden er opdat een (i)vzw of stichting zeggenschap over een vennootschap heeft? 25% of meer van de aandelen houden? Zeggenschap uitoefenen over deze vennootschap via andere middelen zoals bijvoorbeeld middels zaakvoerderschap / deel uitmaken van het bestuur, het uitoefenen van een overheersende invloed middels een overeenkomst hiertoe dan wel een bepaling in de statuten, de bevoegdheid tot benoeming van het hogere leidiggevend personeel, …? O.i. is 25% van de aandelen houden niet voldoende om een vennootschap “te beheersen”. Dezelfde redenering kan onder meer worden doorgetrokken voor de hoedanigheid van bestuurder in een andere stichting, waar er aldus nog twee andere leden in de raad van bestuur zitten.
In se komt het op volgende vraagstelling neer: moet een letterlijke lezing van het Koninklijk Besluit worden gevolgd (“zeggenschap hebben over” en/of “beheersen van”), of moet men deze bepalingen lezen in lijn met de doelstelling van dit KB en voornoemde termen interpreteren als ultimate beneficial ownership in de zin van art. 4, 27°, a) en c) van de Wet van 18 september 2017? Uiteindelijke begunstigden kunnen enkel natuurlijke personen zijn. Telkens wanneer men op grond van de in dit KB vermelde regels tot het besluit komt dat hij/zij die zeggenschap heeft over een vennootschap, (i)vzw of stichting een andere (i)vzw of stichting is, zou men dan op grond van deze vierde methode een schriftelijke aanvraag kunnen indienen teneinde te weten welke natuurlijke personen uiteindelijke begunstigden van deze andere (i)vzw of stichting zijn. Hoewel deze redenering verdedigbaar is, kan men anderzijds ook stellen dat een strikte en letterlijke interpretatie in een materie waarin de privacy van burgers op verregaande wijze wordt ingeperkt de voorkeur krijgt.

iii) Uitzondering op de brede toegankelijkheid

Daarnaast wordt er ook in een uitzondering op deze brede toegankelijkheid voorzien. De uiteindelijke begunstigde kan aan de Administratie van de Thesaurie verzoeken om de toegang tot welbepaalde / alle informatie omtrent diens persoon in het register te beperken. Onder welke voorwaarden deze aanvraag kan worden ingediend en ten opzichte van welke toegangsgerechtigden deze uitzondering tegenwerpelijk is, werd in onze eerste bijdrage omtrent het UBO-register en de vennootschap reeds besproken.

Voor meer informatie over het UBO-register en de vennootschap, zie onze eerdere bijdrage.