Opwarming van het communicatieklimaat

Communicatiecompetenties, een complexe compositie

Mislukte communicatie komt helaas veel voor in familiebedrijven. In een wereldwijd onderzoek dat FFI in 2019 uitvoerde, gaven adviseurs van familiebedrijven al aan dat een cultuur die open communicatie verhindert de belangrijkste bron van conflict in familiebedrijven vormt. (*)

Als het gaat om competenties benoemden ze empathie en het vermogen om het gedrag van familieleden correct te interpreteren dan weer als de belangrijkste vaardigheden van eigenaren van familiebedrijven, samen met de bereidheid en het vermogen om met conflicten om te gaan.

Afgezien van algemeen zakelijk inzicht en het kunnen herkennen en aanpakken van uitdagingen met betrekking tot maatschappelijke, politieke en regelgevende ontwikkelingen, wordt van competente eigenaren vooral verwacht dat ze ook een aantal familie- en zelfcompetenties hebben. Daarom is het belangrijk om een sterke groep competente eigenaren te (helpen) creëren - en te behouden. En dat is: een groep die open en effectief communiceert. En dat is geen eenvoudige opdracht...

Van wij naar zij

Een bedrijfsopvolging impliceert vaak een toename van het aantal eigenaren. Dat is al een aanpassing op zich, maar hun beslissingen hebben bovendien meestal niet alleen gevolgen voor het bedrijf, maar ook voor relaties binnen de familie en het privévermogen van de familie.

Dit kan voor iedereen een nieuwe situatie zijn. De oorspronkelijke generatie, die gewend is aan een hoge mate van beslissingsvrijheid, moet nu de bevoegdheden delen en rekening houden met andere meningen en voorkeuren. De nieuwe eigenaren moeten zich aanpassen aan een geheel andere rol, met bepaalde verwachtingen en gedragingen. Gedeelde eigenaarschap draagt vaak nog bij aan de complexiteit van die collectieve besluitvorming.

Van ik naar wij

Als familie begrijpen de eigenaren elkaar vanuit hun oorspronkelijke familierollen - ouder, kind, broers en zussen, neven en nichten enz. Op het moment dat de eigendomsopvolging echter effectief plaatsvindt, is er mogelijk al enige tijd verstreken sinds de familie nog in zijn geheel een hechte groep was: de volgende generatie heeft haar eigen leven en identiteit gevormd, onafhankelijk van ouders en broers en zussen. Ieder heeft nu een eigen partner of gezin, heeft specifieke normen en waarden ontwikkeld en heeft zich tijdens zijn studietijd en eerste werkervaringen gespecialiseerd in een bepaalde richting.

Maar dan komt men weer samen als mede-eigenaars en neemt de onderlinge afhankelijkheid plotseling weer toe. Dit kan een uitdaging zijn. Het is niet onwaarschijnlijk dat vooroordelen, relatiespanningen en zelfs conflicten aan de oppervlakte komen, omdat familieleden op intense niveaus moeten communiceren. Verschillen in interesses, meningen en voorkeuren, die nooit werden uitgesproken of al lang het zwijgen zijn opgelegd, kunnen (weer) naar boven komen omdat er gezamenlijke beslissingen moeten worden genomen.

Want ik “ken” jou

Een van de belangrijkste collectieve competenties is daarom het vermogen om deze verschillen constructief te integreren. Dit betekent niet alleen tolerantie of acceptatie van de verschillen, maar veeleer een poging om ze te verduidelijken en te benutten. Dat kan worden geleerd door aandacht te besteden aan het communicatieproces en door te focussen op hoe die verschillen naar voren komen en worden ontvangen door de groep.

Een eerste stap in de richting van dit constructieve communicatiepatroon is ruimte maken voor het laten horen van alle stemmen, ongeacht hun boodschap. Daarvoor is het vereist dat iedereen zich veilig genoeg voelt om zijn mening te uiten, wetende dat naar alles wat ze zeggen respectvol zal worden geluisterd.

Familieleden denken te weten wat de ander zal zeggen, dus luisteren ze niet echt. Omgekeerd denken ze dat ze de reacties van andere familieleden op hun eigen gedachten en meningen al kennen, dus besluiten ze soms dat het beter is om te zwijgen.

Opwarming van het communicatieklimaat

Men moet daarom bewust werken aan het verbeteren van hun communicatiepatronen om ruimte te maken voor de verschillen die er altijd zullen zijn. De sleutel is om de individuen de ruimte te geven om onafhankelijk te blijven, met hun eigen gedachten, ideeën en meningen, en toch beslissingen te nemen als een verenigd, besturend team. Gezamenlijk moeten de eigenaren leren hoe ze hun verschillen kunnen integreren, niet onderdrukken, om er hun voordeel mee te doen.

Hieronder worden enkele belangrijke stappen toegelicht bij het opbouwen van een constructief en empathisch communicatieklimaat:

• Zorg ervoor dat alle stemmen worden gehoord - vooral de dissonante - en luister extra aandachtig, vooral als je het niet meteen eens bent.
• Zorg ervoor dat je goed begrijpt wat de ander wil zeggen, bijvoorbeeld door samen te vatten of te parafraseren, en maak duidelijk met welke delen van het vorige bericht je het eens kunt zijn. Je zou in eerste instantie kunnen denken dat je het absoluut oneens bent met elkaar, maar als jullie er verder over nadenken, zul je hoogstwaarschijnlijk wel iets ontdekken waarin je je toch allebei kan vinden.
• Onderbouw je eigen argument door verder te bouwen op de dingen waar je het over eens bent.

Met een verbeterd vermogen om verschillen te horen, te begrijpen en uiteindelijk te integreren, kunnen meer weloverwogen beslissingen worden gemaakt. Maar niet alleen de besluitvorming profiteert van deze manier van communiceren. In bedrijven waar constructief wordt gecommuniceerd, kunnen (menings)verschillen uiteindelijk ook voordelen opleveren voor vele andere facetten, zoals in de eerste plaats een verbeterde familiecohesie.

(*) Naar: Professionalizing the Business Family: The Five Pillars of Competent, Committed and Sustainable Ownership (Commentary #5 on Professionalizing the Business Family: A research report sponsored by the FFI 2086 Society)

Door o.a. Anneleen Michiels (Ph.D., Assistant Professor of Finance at the Research Center for Entrepreneurship and Family firms at Hasselt University, Belgium) in Family Firm Institute, Practioner