Volledig digitale oprichting van rechtspersonen vanaf 1 augustus 2021 mogelijk

In het licht van een Europese Richtlijn(1) nam de federale wetgever op 12 juli 2021 een wet(2) aan die ons vennootschapsrecht verder digitaliseert.

Een fysiek bezoek aan de notaris voor de oprichting van een rechtspersoon wordt immers vaak als een onnodige last beschouwd. Er is wel reeds de mogelijkheid om via een volmacht de oprichting te laten doorgaan (dit kan aan een medeoprichter, maar vaak is dit aan een advocaat of een kantoormedewerker van de notaris, of zelfs aan een derde), doch dit houdt in dat de oprichter niet zelf aanwezig is bij de oprichting, hetgeen soms toch gewenst is of wordt. Door de wetswijziging maakt de wetgever het vanaf 1 augustus 2021 mogelijk om vennootschappen, verenigingen en stichtingen die authentiek moeten worden opgericht, volledig digitaal op afstand op te richten door de oprichter(s) zelf.

Het verlijden van de authentieke akte tot oprichting van de rechtspersoon zal vanaf 1 augustus 2021 via een videogesprek met de notaris kunnen verlopen. De ondertekening van de notariële akte gebeurt dan via elektronische handtekening. Een oprichting dus in aanwezigheid van de oprichter(s), doch zonder zich fysiek te moeten verplaatsen naar het notariskantoor.

De wetgever - gebruikmakend van deze optie voorzien in de voormelde Richtlijn - oordeelde wel dat een oprichting met inbreng in natura te complex is om digitaal te laten verlopen waardoor de digitale oprichting enkel mogelijk is wanneer het om een inbreng in geld gaat. Dit is spijtig, zeker gezien dergelijke oprichting via volmacht wel mogelijk is.

De huidige regels van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen blijven wel van kracht waardoor de inhoudelijke vereisten van de oprichting(sakte) niet wijzigen. Ook de tussenkomst van de notaris is dus nog steeds verplicht. Indien de notaris vermoedt dat er sprake is van identiteitsfraude, kan deze nog steeds eisen dat de oprichter(s) fysiek moet(en) verschijnen. Dit is tevens het geval wanneer fysieke verschijning noodzakelijk is om de naleving te controleren van de regels aangaande de handelingsbekwaamheid van een oprichter of aangaande het recht om de rechtspersoon voor wiens rekening de verschijner optreedt te vertegenwoordigen.

De wet is niet baanbrekend, omdat een oprichting zonder zich te verplaatsen al mogelijk was via volmacht, maar is wel een logische stap in de (verdere) digitalisatie. Het kan overigens wel degelijk nuttig zijn indien bijvoorbeeld de oprichter(s) niet wordt(en) begeleid door een raadsman of zelf de oprichting wenst(en) bij te wonen zonder extra kosten en tijd voor de verplaatsing. De wet vormt thans een sprong voorwaarts naar verdere digitalisering en vereenvoudiging.

(1) Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht;
(2) Wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht